Eesti Punane Rist tegutseb üle terve Eesti, mis tähendab, et oluline info peab olema kõigile kättesaadav igal pool ja igal ajal. Selleks ehitas organisatsioon koos Directoga üles ühtse dokumendihalduse, mis koondab kogu dokumentatsiooni ühte loogilisse süsteemi. Kuidas see teekond välja nägi ja mida see igapäevatöös annab, räägib lähemalt Eesti Punase Risti personalijuht Katrin Kelo.
„Täna on meil süsteem, mis töötab – info on õiges kohas olemas, leitav ja kasutatav. See annab võimaluse keskenduda sisule,“ räägib Eesti Punase Risti personalijuht Katrin Kelo
Millal ja miks hakkasite kasutama Directo lahendust?
Eesti Punane Rist läks 2020. aasta kevadel etapiviisiliselt üle Directo finants- ja personaliarvestuse lahendusele. Algimpulss tuli raamatupidamise vajadusest, kuid üsna kiiresti sai selgeks, et see loob võimaluse laiemaks muutuseks kogu organisatsiooni töökorralduses.
Millest tekkis vajadus muudatuseks?
Meie dokumendihaldus oli killustunud – palju infot oli paberil, kaustades ja erinevates arvutites, selge süsteem puudus. Arvestades, et meie meeskond töötab üle Eesti, ei olnud see enam toimiv lahendus. Vajadus oli luua ühtne ja loogiline süsteem, mis kataks kogu organisatsiooni, mitte ainult ühe valdkonna.
Kuidas läks lahenduse juurutamine?
See oli suhteliselt ajamahukas protsess. Raamatupidamise üleminek võttis esialgu fookuse, samal ajal hakkasime mõtlema, kuidas ehitada üles toimiv dokumendihaldus. Mina alustasin üsna nullist – oma visiooniga, kuidas süsteem võiks toimida. Sealt edasi tuli tehniline õppimine ja praktiline ülesehitus, mis toimus samm-sammult igapäevatöö kõrvalt.
Milline oli Sinu roll selles protsessis?
Minu roll oli luua Directosse terviklik dokumendihalduse loogika – nn dokumendipuu. See ei hõlma ainult personalidokumente, vaid kogu organisatsiooni dokumentatsiooni alates töötajate andmetest kuni partnerlepinguteni. Eesmärk oli, et kõik oluline oleks ühes süsteemis, loogiliselt üles ehitatud ja lihtsalt leitav.
|
Mis on dokumendipuu? Dokumendipuu on ühtne, loogiliselt ülesehitatud struktuur, kuhu koondub kogu organisatsiooni dokumentatsioon – töötajate andmetest ja töölepingutest kuni partnerlepinguteni. Selle asemel, et info oleks laiali erinevates kaustades, arvutites ja inimeste mälus, on nii kõik oluline ühes kohas, kindlas loogikas ja kiiresti leitav. |
Kuidas kasutate Directot täna?
Directo on meie igapäevane töövahend dokumentide haldamisel. Seal on nii personaliga seotud info kui ka lepingud ja muu organisatsiooni dokumentatsioon. Suureks abiks on ka menetluse võimalused ning nii sise- kui väliste kasutajate allkirjastama kutsumine, mis kiirendab ja lihtsustab töövoogusid. Süsteem toetab meie tööprotsesse ja aitab hoida asjad korras, isegi kui meeskond on geograafiliselt hajus.
Milliste väljakutsetega on lahendus aidanud toime tulla?
Suurim muutus on selgus ja kättesaadavus. Kui varem oli info hajutatud ja sõltus asukohast või inimesest ja nende mälust, siis nüüd on see ühes kohas ja struktureeritud. See vähendab ajakulu ja aitab vältida vigu.
Mis on suurim erinevus enne ja pärast?
Enne oli palju käsitööd ja otsimist. Täna on süsteem, mis töötab – info on olemas, leitav ja kasutatav. See annab võimaluse keskenduda sisule, mitte haldusele ja vigade parandamisele.
Kas soovitad Directot ka teistele?
Jah, eelkõige selle tarkvara paindlikkuse tõttu. Süsteemi saab üles ehitada vastavalt oma vajadustele. Samas on oluline mõista, et tulemus sõltub sellest, kuidas sa selle enda jaoks läbi mõtled ja üles ehitad.
Lõpetuseks
Meie jaoks oli üleminek Directole palju enamat kui tarkvaravahetus – see aitas korrastada terve organisatsiooni töö ja muuta selle sujuvamaks. Täname Directo meeskonda paindliku lahenduse ja toe eest, mis on lubanud meil ehitada just sellise süsteemi, nagu meie organisatsioon vajab.
Soovitame seda kogemust kaaluda igaühele, kes tahab tuua oma dokumendid ja info ühte selgesse ja toimivasse süsteemi.